DEVOXX FRANCE Politique de couverture des frais
Chers Orateurs/oratrices
Nous vous remercions de participer comme orateur/oratrice à la conférence Devoxx France.
Afin d’assurer la clarté et la transparence concernant notre politique de non-remboursement, nous tenons à partager avec vous les éléments suivants :
Politique de remboursement
Devoxx France ne couvre pas les frais et n’offre pas de politique de remboursement pour les orateurs/oratrices.
Cela veut dire que Devoxx France ne rembourse aucun frais, ni transport, ni hébergement, ni restauration.
Cette politique est en place principalement en raison du grand nombre d’orateurs (plus de 250 personnes) et des défis logistiques impliqués dans la gestion des remboursements à une telle échelle.
Notre objectif est d’allouer nos ressources de manière à maximiser la qualité globale et l’accessibilité de la conférence pour les orateurs et les participants.
Exceptions à la Politique :
Cependant, nous comprenons qu’il pourrait y avoir des circonstances exceptionnelles où une personne peut nécessiter un soutien financier pour participer. Dans de tels cas, nous sommes ouverts à considérer les demandes de remboursement sur une base individuelle. Ces exceptions sont faites pour accommoder les orateurs qui pourraient autrement ne pas être en mesure d’assister, assurant ainsi un événement diversifié et inclusif.
Si vous pensez que votre situation justifie une exception, veuillez soumettre une demande détaillée expliquant vos circonstances par courrier électronique, à [email protected]. Chaque demande sera évaluée avec soin, en gardant à l’esprit l’intention de soutenir ceux qui en ont réellement besoin et de maintenir l’intégrité de notre politique. Les demandes seront à envoyer au moment de l’acceptation de votre sujet et avant l’annonce du programme. Une fois le programme annoncé, nous ne prendrons plus de demandes.
Nous apprécions votre compréhension et votre coopération pour adhérer à ces directives. Notre engagement à créer une conférence réussie et impactante est inébranlable, et nous croyons que ces mesures sont cruciales pour atteindre cet objectif.
Couverture des frais de voyage et d’hébergement seulement :
Il est important de noter que notre politique, dans le cas d’une exception uniquement, couvre uniquement les frais de voyage et d’hébergement. Cela inclut les billets d’avion ou de train et les frais de transport locaux (taxi, uber, métro). L’hébergement est couvert uniquement du mardi au vendredi matin inclus. Nous ne couvrons pas les jours en plus, qui restent à votre charge.
Veuillez noter que nous ne couvrons pas les repas, les dépenses personnelles ou tout autre coût non lié directement au voyage. Nous ne couvrons pas les dépenses pour les personnes vous accompagnant.
Réservation de votre voyage :
La réservation des billets d’avion ou de train relève de la responsabilité de chaque orateur. Nous vous encourageons à organiser votre voyage le plus tôt possible pour obtenir les meilleurs tarifs et la plus grande commodité pour votre trajet. Nous vous remercions de confirmer votre participation au moins 30 jours avant la conférence par email à [email protected].
Limites de remboursement basées sur votre localisation géographique :
Pour les orateurs européens, nous rembourser les dépenses jusqu’à un maximum de 500 €. Pour les orateurs non européens, cette limite sera étudiée au cas par cas. Ces limites ont été fixées pour tenir compte des différents coûts de voyage associés aux différentes régions.
Soumission en temps opportun des reçus :
Tous les orateurs doivent soumettre leurs reçus de voyage et dépenses connexes dans le mois suivant la conclusion de l’événement. Cela est essentiel pour notre processus comptable et assure des remboursements rapides.
La soumission doit se faire par courrier électronique à [email protected] avant le 15 juin. Passé ce délai, les organisateurs se réservent le droit de refuser les demandes de remboursement.
Exigences de numérisation des documents :
Pour un processus plus efficace et respectueux de l’environnement, tous les documents et reçus doivent être numérisés et soumis électroniquement. Assurez-vous que les numérisations soient claires et lisibles pour un processus de remboursement fluide.
Merci d’indiquer vos coordonnées bancaires complètes, en utilisant un IBAN ou un BBAN pour les comptes bancaires en dehors de l’Europe.
Remboursement en Euros et options de paiement :
Les remboursements seront effectués en euros (EUR), et nous offrons l’option de PayPal pour ces transactions. Veuillez noter que tous les frais PayPal encourus ne seront pas couverts par nos soins. Paypal peut appliquer un surcoût de 4%, qui reste à votre charge. Nous ne pouvons pas justifier ce montant au niveau comptable.
Considérations sur les frais bancaires et les taux de change :
Nous ne pouvons pas prendre en compte les frais bancaires ou les différences de taux de change dans nos remboursements. Consultez votre banque concernant les éventuels frais ou implications du taux de change. Dans la plupart des cas, Devoxx France prend à sa charge les frais de virements internationaux.
Moment du remboursement :
Il est important de noter que les remboursements ne seront traités qu’après l’événement. Nous ne sommes pas en mesure d’offrir de remboursements avant la conclusion de l’événement. Cette politique est en place pour garantir un processus cohérent et équitable pour tous les orateurs. Il permet également de gérer les annulations de dernière minute.
Couverture de vos frais par votre entreprise :
Nous appliquons une politique stricte de non remboursement pour les personnes venant parler au nom de leur entreprise ou présenter un logiciel, une solution de leur entreprise. Nous ne couvrons pas les frais pour les présentations sponsors, pour les présentations effectuées par les tech-évangélistes des éditeurs de logiciels. Dans le cas où votre entreprise couvrirait vos frais, nous ne remboursons pas en double les frais.
En conclusion
Nous apprécions profondément votre compréhension et votre coopération avec ces directives. Notre objectif est d’assurer un processus de remboursement simple et sans tracas pour l’ensemble des orateurs.
Si vous avez des questions ou besoin de clarifications supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter : [email protected]
L’équipe d’organisation de Devoxx France
Dernière mise à jour : 29 janvier 2024
DEVOXX FRANCE Our reimbursement policy
Dear Speakers,
As we prepare for the exciting and enriching experience at DevoxxFrance, we would like to provide an important update regarding our speaker reimbursement policy.
Our reimbursement policy:
Please note that as a standard practice, we do not offer reimbursement for speakers.
To be clear : Devoxx France does not cover travel, hotel or food expenses.
This policy is in place primarily due to the large number of participants (more than 250 speakers) and the logistical challenges involved in managing reimbursements at such a scale. We aim to allocate our resources to maximize the overall quality and accessibility of the conference for speakers and attendees alike.
Exceptions to the Policy:
However, there might be exceptional circumstances where a speaker may require financial support to participate. In such cases, we are open to considering requests for reimbursement on an individual basis. These exceptions are made to accommodate speakers who might be unable to attend otherwise, ensuring a diverse and inclusive event.
If your situation warrants an exception, please submit a detailed request by email to [email protected] explaining your circumstances. Each request will be evaluated carefully, keeping in mind the intention to support those in genuine need and maintain our policy’s integrity. The request must be sent before the agenda publication. Make sure to confirm and contact the team as soon as possible. Any request once the agenda has been published will be decline.
We appreciate your understanding and cooperation in adhering to these guidelines. Our commitment to creating a successful and impactful Devoxx France is unwavering, and we believe these measures are crucial in achieving that goal.
Coverage of travel and accommodation expenses only:
It is important to note that our policy, for exceptional situations, only covers travel and accommodation expenses. This includes plane or train tickets and local transportation costs (taxi, uber, subway). Accommodation is covered from Tuesday to Friday morning inclusive. We do not cover extra days, which will be at your own expense.
Please note that we do not cover meals, personal expenses, or any other costs not directly related to the trip. We do not cover expenses for accompanying persons.
Booking of travel arrangements:
Please note that booking plane or train tickets is the responsibility of each speaker. We encourage you to make your travel arrangements on time to secure the best possible rates and convenience for your journey.
Reimbursement limits based on geographic location:
We have allocated specific reimbursement limits based on the geographic location of our speakers. For European speakers, we can reimburse up to a maximum of €500. For non-European speakers, please contact the team before the event for validation. These limits have been set to accommodate the travel costs of different regions.
Booking train or plane tickets is up to you.
Timely submission of receipts:
We kindly request that all speakers submit their travel and related expense receipts within two months following the event’s conclusion. This timeframe is essential for our accounting process and helps us ensure timely and efficient reimbursements. Please mark your calendars accordingly to avoid any delays in receiving your reimbursement.
Document scanning requirements:
To facilitate a more efficient and eco-friendly reimbursement process, we require all documents and receipts to be scanned and submitted electronically to [email protected].
Please ensure that the scans are clear and legible, as this will expedite the reimbursement process.
Reimbursement in Euros:
Please note that all reimbursements will be made in Euros (EUR). We understand that this might involve currency conversion for some of you. However, our policy mandates reimbursement in Euros to maintain consistency and efficiency in our accounting practices.
Bank and exchange rate considerations:
While we cannot consider any bank fees or exchange rate differences that may occur, we offer an additional reimbursement option via PayPal. Please be aware, however, that we do not cover any PayPal transaction fees. These fees, if applicable, will be the responsibility of the recipient. Consider this when choosing your preferred reimbursement method.
Timing of Reimbursement:
It is important to note that reimbursements will only be processed after the event. We are unable to offer reimbursements before the conclusion of the event. This policy is in place to ensure a consistent and fair process for all speakers. It also helps manage last-minute cancellations.
Non-Reimbursement for Company-Sponsored Travel:
We adhere to a strict non-reimbursement policy for individuals speaking on behalf of their company or presenting software or solutions from their company. We do not cover expenses for sponsored presentations or presentations made by software publishers’ tech evangelists. In cases where your company covers your fees, we do not provide double reimbursement for these costs.
We sincerely appreciate your understanding and cooperation with these guidelines. We aim to ensure a hassle-free reimbursement process for all our esteemed speakers. Should you have any questions or need further clarification, please do not hesitate to contact us ([email protected])
Thank you for your attention to these details, and we look forward to your valuable contribution to Devoxx France.
The Devoxx France team
Last update : January, 29th 2024
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