Chers orateurs,
chères oratrices.

Exceptions à la politique

Cependant, nous comprenons qu'il pourrait y avoir des circonstances exceptionnelles où une personne peut nécessiter un soutien financier pour participer. Dans de tels cas, nous sommes ouverts à considérer les demandes de remboursement sur une base individuelle. Ces exceptions sont faites pour accommoder les orateurs qui pourraient autrement ne pas être en mesure d'assister, assurant ainsi un événement diversifié et inclusif.

Si vous pensez que votre situation justifie une exception, veuillez soumettre une demande détaillée expliquant vos circonstances par courrier électronique, à [email protected]. Chaque demande sera évaluée avec soin, en gardant à l'esprit l'intention de soutenir ceux qui en ont réellement besoin et de maintenir l'intégrité de notre politique. Les demandes seront à envoyer au moment de l'acceptation de votre sujet et avant l'annonce du programme. Une fois le programme annoncé, nous ne prendrons plus de demandes.

Nous apprécions votre compréhension et votre coopération pour adhérer à ces directives. Notre engagement à créer une conférence réussie et impactante est inébranlable, et nous croyons que ces mesures sont cruciales pour atteindre cet objectif.

Couverture des frais de voyage et d'hébergement seulement

Il est important de noter que notre politique, dans le cas d'une exception uniquement, couvre uniquement les frais de voyage et d'hébergement. Cela inclut les billets d'avion ou de train et les frais de transport locaux (taxi, uber, métro). L'hébergement est couvert uniquement du mardi au vendredi matin inclus. Nous ne couvrons pas les jours en plus, qui restent à votre charge.

Veuillez noter que nous ne couvrons pas les repas, les dépenses personnelles ou tout autre coût non lié directement au voyage. Nous ne couvrons pas les dépenses pour les personnes vous accompagnant.

Réservation de votre voyage

La réservation des billets d'avion ou de train relève de la responsabilité de chaque orateur. Nous vous encourageons à organiser votre voyage le plus tôt possible pour obtenir les meilleurs tarifs et la plus grande commodité pour votre trajet. Nous vous remercions de confirmer votre participation au moins 30 jours avant la conférence par email à [email protected].

Limites de remboursement basées sur votre localisation géographique

Pour les orateurs européens, nous remboursons les dépenses jusqu'à un maximum de 500 €. Pour les orateurs non européens, cette limite sera étudiée au cas par cas. Ces limites ont été fixées pour tenir compte des différents coûts de voyage associés aux différentes régions.

Soumission en temps opportun des reçus

Tous les orateurs doivent soumettre leurs reçus de voyage et dépenses connexes dans le mois suivant la conclusion de l'événement. Cela est essentiel pour notre processus comptable et assure des remboursements rapides.

La soumission doit se faire par courrier électronique à [email protected] avant le 15 juin. Passé ce délai, les organisateurs se réservent le droit de refuser les demandes de remboursement.

Exigences de numérisation des documents

Pour un processus plus efficace et respectueux de l'environnement, tous les documents et reçus doivent être numérisés et soumis électroniquement. Assurez-vous que les numérisations soient claires et lisibles pour un processus de remboursement fluide.

Merci d'indiquer vos coordonnées bancaires complètes, en utilisant un IBAN ou un BBAN pour les comptes bancaires en dehors de l'Europe.

Remboursement en Euros et options de paiement

Les remboursements seront effectués en euros (EUR), et nous offrons l'option de PayPal pour ces transactions. Veuillez noter que tous les frais PayPal encourus ne seront pas couverts par nos soins. PayPal peut appliquer un surcoût de 4%, qui reste à votre charge. Nous ne pouvons pas justifier ce montant au niveau comptable.

Considérations sur les frais bancaires et les taux de change

Nous ne pouvons pas prendre en compte les frais bancaires ou les différences de taux de change dans nos remboursements. Consultez votre banque concernant les éventuels frais ou implications du taux de change. Dans la plupart des cas, Devoxx France prend à sa charge les frais de virements internationaux.

Moment du remboursement

Il est important de noter que les remboursements ne seront traités qu'après l'événement. Nous ne sommes pas en mesure d'offrir de remboursements avant la conclusion de l'événement. Cette politique est en place pour garantir un processus cohérent et équitable pour tous les orateurs. Il permet également de gérer les annulations de dernière minute.

Couverture de vos frais par votre entreprise

Nous appliquons une politique stricte de non remboursement pour les personnes venant parler au nom de leur entreprise ou présenter un logiciel, une solution de leur entreprise. Nous ne couvrons pas les frais pour les présentations sponsors, pour les présentations effectuées par les tech-évangélistes des éditeurs de logiciels. Dans le cas où votre entreprise couvrirait vos frais, nous ne remboursons pas en double les frais.

En conclusion

Nous apprécions profondément votre compréhension et votre coopération avec ces directives. Notre objectif est d'assurer un processus de remboursement simple et sans tracas pour l'ensemble des orateurs.

Si vous avez des questions ou besoin de clarifications supplémentaires, n'hésitez pas à nous contacter : [email protected].

L'équipe d'organisation de Devoxx France — Dernière mise à jour : 29 janvier 2024